• تعریف سند هوشمند 

برای این منظور به منوی "اطلاعات پایه" رفته و از آنجا "تعریف سند هوشمند پیش فرض" را انتخاب کرده و پس از باز شدن پنجره مورد نظر و رفتن به منوی سمت راست حسابداری بازرگانی و جابجایی بین منوهای "دریافت و پرداخت چک"، "حسابداری خرید کالا"، "حسابداری فروش کالا"، "دریافت و پرداخت نقدی"، "دریافت و پرداخت اقساط" و وارد کردن اطلاعات مورد نظر در هر جدول و زدن تیک فعال/غیرفعال حساب‏های مرتبط تعریف شوند.

مشابه همین فرآیند را برای حسابداری صنعتی و پایان دوره مالی، هزینه های فاکتور و تنظیمات پیش فرض برای کالاهای انتخابی (در سمت راست پنجره) نیز تکرار شود.

همانطور که در قسمت‏های "معرفی انبار" و "معرفی کالا" توضیح داده شد در این قسمت به صورت کلی برای تمام کالاها و انبارهای تعریف شده در نرم افزار میتوان ثبت حسابداری مرتبط به عملیات کالا مانند خرید و فروش و رسید و حواله و ... را تعریف نمود.

برای این منظور می بایست حساب‏های مرتبط با ردیف‏های پیش بینی شده در قسمت "تعریف سند هوشمند پیش فرض" را تعریف نمود.

نکته: چنانچه حساب‏های مرتبط در "معرفی کالا" (که قبلا توضیح داده شد) تعریف شده باشند کلیه کالاها به صورت پیش فرض مطابق با حساب‏های انتخابی و تعریف شده در قسمت "تعریف تنظیمات سند هوشمند  برای هر کالا" در تب (سربرگ) تعریف شده، کلیه ی عملیات حسابداری کالا ثبت می شود و یا چنانچه در سطوح پایین تر، مانند معرفی انبار (که قبلا توضیح داده شد) حساب‏هایی را جداگانه برای هر انبار یا برای انبار دلخواه تعریف و انتخاب کرده باشیم، ابتدا سند حسابداری کالاهایی که عملیات آنها در انباری که پیش فرض برایش تعریف شده باشد، صادر و برای بقیه ی انبارها که این حساب‏های پیش فرض تعریف نشده، طبق سطح بالادستی یعنی "سند هوشمند پیش فرض" صادر می شود.

برای درک بهتر دقت داشته باشید که این نرم افزار به این صورت عمل می‏نماید که:

اگر برای یک کالا حساب پیش فرض از منوی "معرفی کالا" و در تب مربوطه به نام "تعریف تنظیمات سند هوشمند برای هر کالا" تعریف شده باشد هنگام ثبت فاکتور، اگر کالای مورد نظر را انتخاب کنیم، مطابق با حساب‏های پیش فرض آن کالا عمل می‏کند و دیگر نه به انبار انتخاب شده برای آن کالا و نه به حساب‏های پیش فرض تعریف شده برای آن انبار که از تب "تعریف پیش فرض برای انبار "در منوی "معرفی کالا" تعریف می شود، برای ثبت عملیات حسابداری عمل می‏کند و نه به حساب‏های تعریف و انتخاب شده در قسمت "سند هوشمند پیش فرض" در تب مربوطه در منوی "تنظیمات هوشمند پیش فرض" کاری دارد.

برای مثال فرض کنیم یک شرکت دارای دو کالای "الف" و "ب" می‏باشد و کالای "الف"یک کالای مصرفی مانند سیم برق و کالای "ب" یک کالای ماندگار مانند تلویزیون باشد و همچنین شرکت دارای دو انبار تهران و شیراز باشد. چنانچه حساب درآمد در قسمت‏های مختلف به صورت زیر تعریف شده باشد:

(کالا) سیم برق        درآمد فروش لوازم مصرفی (و برای کالای "تلویزیون"حسابی تعریف نشده باشد)

(انبار) انبار تهران         درآمد فروش انبار تهران ( و برای "انبار شیراز" حسابی تعریف نشده باشد)

(سند هوشمند پیش فرض)          درآمد فروش

هنگامی که بخواهیم مثلا فاکتور فروش بزنیم، ثبت بستانکار حساب درآمد، در سند حسابداری به شکل زیر عمل می‏شود:

همچنین در خصوص اسناد حسابداری کالا بر روی عملیات کالا، باید توجه داشت که در 3 مرحله از مراحل کلی در این قسمت تا مراحل جزئی مانند انبار و کالا قابل تعریف می‏باشد، که برای ثبت اسناد حسابداری عملیات کالا، اولاً باید حساب‏های مرتبط حتما در یکی از این مراحل تعریف شده باشد. ثانیاً دستور نحوه ثبت اسناد حسابداری عملیات کالا در مرحله اول از حساب‏های مرتبط و هوشمند تعریف شده بر روی "کالا" اجرا شود و چنانچه در این قسمت تعریف نشده باشند، دستور مربوطه را از حساب‏های مرتبط و هوشمند تعریف شده بر روی "انبار" دریافت و اجرا می‏کند و در پایان این دستورات را از "تعریف سند هوشمند پیش فرض" در منوی "پرونده" اجرا می‏نماید.

در تمام این مراحل اگر نیاز به ساخت حساب جدید بود، باید دکمه "تعریف حساب" که در بالای پنجره می‏باشد انتخاب و ادامه ی فعالیت را انجام داد.