ارسال لیست بیمه از طریق اینترنت

 

ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی برای چه کسانی ضروری است؟

یکی از اقدامات قانونی پس از راه اندازی کسب و کار بیمه کردن کارکنان است. مطابق با قوانین تامین اجتماعی، تمامی کارفرماهای مشمول این قانون لازم است حداکثر ظرف ۱۵ روز پس از شروع کسب و کار نسبت به انجام این کار اقدامات لازم را انجام دهند. آموزش حسابداری به مدیران واحد تجاری کمک می‌کند، بهتر و بیشتر با پروسه‌هایی از این قبیل آشنا باشند. یکی از مهم ترین مزایای بیمه کردن کارکنان استفاده از خدمات بیمه تامین اجتماعی در صورت بروز حوادث احتمالی ناشی از کار است.

 

روند تشکیل پرونده کارفرمایان

 

۱- شروع بیمه کردن کارکنان با دریافت کد کارگاهی

پس از ثبت شرکت یا راه اندازی واحد صنفی جدید، کارفرما یا نماینده قانونی وی باید حداکثر در مهلت قانونی ۱۵ روزه با مدارک لازم به نزدیک ترین شعبه‌ تامین اجتماعی مراجعه کرده و درخواست ثبت نام کد کارگاهی را ارائه نماید.

توجه کنید که شما باید با توجه به محل فعالیت خود به یکی از شعب تامین اجتماعی مراجعه کنید. در واقع شعب این سازمان، در هر شهر در مناطق مختلف قرار دارند. اگر به دنبال شعبه‌ی تامین اجتماعی نزدیک به خود هستید به سایت tamin.ir مراجعه، از منوی بالا استان خود، در بخش کناری شعبه و سپس اطلاعات نزدیک ترین شعبه به خود را انتخاب نمایید. اگر می‌خواهید در مورد رسیدگی، به اسناد کارفرمایان و دفاتر شرکت‌هایی که دارای پرونده در تامین اجتماعی بوده و کد کارگاهی دارند.

 

مدارک مورد نیاز برای کارگاه های دارای شخصیت حقیقی:

• جواز کسب صنفی معتبر.
• پروانه تاسیس یا بهره برداری.
• اسناد مالکیت یا اسناد اجاره یا صلح نامه کارگاه.
• احکام مراجع قضایی مبنی بر مالکیت یا اجاره کارگاه.
• تاییدیه اتحادیه یا مجمع امور صنفی مربوطه مبنی بر کارفرمایی کارگاه.
• تکمیل برگه‌های مربوطه مبنی بر درخواست اولیه و نمونه ی امضا و مهر کارگاه و ارائه ایمیل معتبر.
• تصویر شناسنامه و کارت ملی کارفرما.
• ارائه‌ گواهی کد پستی یا مدارکی نظیر قبض برق که تایید کننده‌ آدرس محل فعالیت باشد.

 

مدارک مورد نیاز برای کارگاه‌های دارای شخصیت حقوقی:

• آگهی تاسیس در روزنامه رسمی و اساسنامه شرکت.
• تصویر سند مالکیت یا اجاره نامه محل فعالیت شرکت.
• پروانه تاسیس یا بهره برداری.
• سایر مدارک مرتبط با شروع فعالیت و تاسیس شرکت.
• شناسه‌ ملی و شماره ثبت شرکت و تصویر شناسنامه و کارت ملی اعضای هیئت مدیره شرکت.
• تکمیل برگه‌های مربوطه مبنی بر درخواست اولیه و نمونه امضا و مهر کارگاه و ارائه ایمیل معتبر.
• ارائه‌ گواهی کد پستی یا مدارکی نظیر قبض برق که تایید کننده آدرس محل فعالیت باشد.
• نامه رسمی درخواست صدور کد کارگاه در سربرگ شرکت، به همراه مهر و امضای معتبر.

 

۲- بازرسی اولیه کارگاه توسط بازرسی بیمه تامین اجتماعی

پس از ثبت درخواست و ارائه‌ مدارک، ظرف مدت حداکثر دو هفته، از واحد بازرسی شعبه‌ تامین اجتماعی بازرسی به آدرس اعلام شده کارگاه مراجعه می‌کند.

این بازرسی به این منظور انجام می‌شود که اظهارات کارفرما درباره وضعیت فعالیت، تعداد کارکنان و شغل هر کدام بررسی شود. وظیفه‌ بازرس احراز هویت کارگاه، کارفرما، کارکنان، نوع شغل آن‌ها و تایید حضورشان است.

توجه داشته باشید که این مرحله بسیار مهم است و اولین لیست بیمه ارسالی باید کامل مطابق با لیست گزارش بازرس باشد.

بعد از مراجعه بازرس و انجام گزارش بازرسی، حداکثر ۷۲ ساعت زمان لازم است تا گزارش بازرسی تایید نهایی شده و در سامانه‌ مستقر در شعبه‌ بیمه ثبت شود. در صورت تایید نهایی بازرسی و طی مراحل اداری لازم در شعبه‌ تامین اجتماعی، کد کارگاه از سوی شعبه صادر می‌شود و لازم است در مراجعه‌ی حضوری به شعبه‌ بیمه، ضمن دریافت کد کارگاه، سایر برگه‌های لازم را به منظور درخواست ابلاغ احکام اینترنتی و درخواست نام کاربری و رمز عبور تکمیل و ارائه کنیم.

 

۳- درخواست صدور نام کاربری و رمز عبور برای ارسال لیست بیمه

پس از بازرسی و دریافت کد کارگاه لازم است تا نسبت به درخواست صدور نام کاربری و رمز عبور اقدام نمایید. زیرا برای ارسال اینترنتی لیست بیمه بدون مراجعه‌ حضوری نیاز به این نام کاربری و رمز عبور دارید.

همچنین با داشتن این اطلاعات می‌توانید تمامی سوابق مطالباتی و احکام صادره را، به همراه ریز جزئیات سازمان تامین اجتماعی را به راحتی از طریق اینترنت مشاهده نمایید.

اکنون به مرحله‌ای رسیده‌ایم که کارکنان می‌توانند با تکمیل برگه‌های مربوطه و در دست داشتن مدارک شناسایی به واحد نام نویسی شعبه بیمه تامین اجتماعی یا کارگزاری مربوطه مراجعه و نسبت به ثبت نام در کد کارگاهی جدید اقدام کنند.

 

۴- نحوه نام نویسی کارکنان

پس از طی مراحل بالا، کارکنانی که در هنگام بازرسی اولیه در لیست گزارش بازرس درج شده باشند باید به شعبه تامین اجتماعی مراجعه و با ارائه‌ مدارک هویتی (مانند شناسنامه و کارت ملی) اقدام به نام نویسی نمایند. به هر یک از این کارکنان یک کند بیمه اختصاص ۸ رقمی تعلق می گیرد.

البته چنانچه فرد بیمه شده از قبل دارای کد بیمه باشد، همان کد قبلی برای وی منظور می شود و بعد از نام نویسی، در زمره کارکنان ثبت نام شده در کارگاه جدید قرار می‌گیرد. در صورتی که فرد قبلاً بیمه شده باشد، همان کد قبلی به وی تعلق می گیرد.

هر کدام از کارکنان باید فرم اطلاعات که یک قطعه عکس پرسنلی روی آن درج شده است را به تایید کارفرما برساند.

ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی با اینترنت و دریافت فیش حق بیمه

بعد از انجام مراحل ثبت نام کد کارگاهی و نام نویسی کارکنان، لازم است در اولین مهلت قانونی مقرر نسبت به ارسال اینترنتی لیست بیمه اقدام نمایید. برای رد کردن لیست بیمه تامین اجتماعی می توان با در دست داشتن نام کاربری و رمز عبور، به سایت سازمان تامین اجتماعی (سایت ارسال لیست بیمه) به آدرس samt.tamin.ir مراجعه و نسبت به ارسال الکترونیکی لیست بیمه ماهانه اقدام کنیم.

سایت سازمان تامین اجتماعی یک واسط است که بارگذاری لیست بیمه ماهانه را دریافت، بررسی و تایید می کند و در نهایت پرداخت ها را ثبت و جزو سوابق بیمه ای کارگاه و کارکنان منظور می نماید. با مراجعه به این سایت، که درگاه مهم ارتباطی کارفرما و شعبه تامین اجتماعی برای ارسال اینترنتی لیست بیمه است، در هر لحظه می توانیم نسبت به مشاهده سوابق بیمه ای کارگاه و کارکنان و لیست های بیمه ماهانه ارسال شده مطلع شویم.

در ادامه به چگونگی ارسال لیست بیمه کارکنان خواهیم پرداخت.

کارفرمایان و بیمه شدگان محترم می‌توانند نرم افزار ارسال لیست بیمه حقوق (نسخه ۲.۷) را از سایت تامین اجتماعی دانلود کنند و بر روی کامپیوتر/سیستم خود نصب نمایند و مراحل زیر را جهت تهیه لیست انجام دهند:

• ثبت اطلاعات و مشخصات کارگاه.
• ثبت اطلاعات پرسنل.
• از منوی عملیات ایجاد لیست ماهیانه.
• ثبت ریز کارکرد.
• تهیه دیسکت.
•  

در ادامه به آموزش نحوه ارسال اینترنتی لیست بیمه می پردازیم.

 

آموزش ارسال لیست بیمه اینترنتی؛ راهنمای ارسال لیست بیمه

در صورتی که رد کردن لیست بیمه را حضوری به شعبه تامین اجتماعی و کارگزار‌ها ارائه می‌کنید کافی است دو فایلی که توسط نرم افزار ایجاد شده را بر روی سی دی یا دی وی دی رایت کرده و به شعبه مربوطه تسلیم کنید و فیش حق بیمه خود را اخذ نمایید.

و در صورتی که رمز ارسال اینترنتی لیست بیمه را دریافت کرده اید، بعد از تهیه دیسکت توسط نرم افزار(برنامه)، مراحل زیر را انجام دهید:

 

۱- به آدرس اینترنتی https://samt.tamin.ir مراجعه نمایید.

 

۲- شماره یا کد ملی کارفرما یا نماینده را در بخش (فیلد) نام کاربری و رمز عبور که شامل عدد و حروف است را ثبت نمایید.

توجه نمایید که حتماً کلید CAPS LOCK روشن و صفحه کلید حتماً به صورت انگلیسی (EN) باشد.

اگر پس از این مرحله با صفحه پایین جهت تغییر رمز مواجه شدید طبق دستورالعمل زیر اقدام کنید:

• در سطر کلمه عبور قدیم، رمز اینترنتی چاپ شده را ثبت نمایید.
• در سطر کلمه عبور جدید، رمز مورد نظرتان را وارد نمایید. (جهت تقویت رمز، می‌توانید از ترکیب عدد و حروف استفاده نمایید).
• در سطر نام کلمه عبور جدید، رمز مورد نظرتان را مجددا ثبت کنید و در نهایت بر روی گزینه “تغییر کلمه عبور” کلیک نمایید.
• از منوی عملیات لیست بیمه، گزینه بارگذاری لیست بیمه را انتخاب نمایید.

 

۳- در صفحه‌ای که مشاهده می‌کنید نام و کد کارگاه و شعبه مورد نظر را مشاهده خواهید کرد. فایل DSKKAR00.dbf را برای اطلاعات ماهیانه کارگاه‌ تان و فایل DSKWOR00.dbf را برای اطلاعات ماهیانه بیمه شدگان (پرسنل بیمه شده) انتخاب کنید و بر روی کلید بارگذاری کلیک نمایید.

 

۴- صفحه‌ای پیش روی شما قرار می‌گیرد که شامل اطلاعات کارگاه، اطلاعات کارفرما، دستمزد، مبلغ حق بیمه، شماره لیست و غیره است. اگر از اطلاعات لیست بیمه را تایید می‌کنید بر روی گزینه ارسال به شعبه کلیک کرده، پیغامی که نمایش داده می‌شود را تایید نموده و جهت پردازش اطلاعات اندکی صبر کنید.

 

۵- از منوی عملیات لیست بیمه، گزینه “مشاهده فهرست لیست‌ها” را انتخاب نمایید.

 

۶- در صفحه‌ای که مشاهده می‌کنید اگر وضعیت درخواست در حالت تایید نهایی بود در بخش انتهای جدول روی علامت ذره بین کلیک کنید.

 

۷- مشخصات لیست بیمه برای شما قابل مشاهده است و در پایین مشخصات گزینه دریافت برگ پرداخت را انتخاب کنید. اندکی به بخش پایین صفحه بروید. برگ پرداخت مربوط به لیست ارسال بیمه را مشاهده خواهید نمود. با کلیک بر نسخه چاپی آن را انتخاب کنید. برگ پرداخت (فیش حق بیمه) در فرمت فایل pdf قابل دانلود است. در این مرحله می‌توانید فایل مربوطه را پرینت بگیرید و حتما شناسه پرداخت را یادداشت نموده و به صورت غیر حضوری از طریق آدرس زیر حق بیمه خود را پرداخت کنید:

https://sep.shaparak.ir/privateipg/tamin

فرایند به پایان رسیده است و می‌توانید مرورگر خود را ببندید.

 

نکات مهم ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی اینترنتی

• همواره به گزینه وضعیت درخواست توجه داشته باشید. وضعیت درخواست، پیگیری شما را تسهیل خواهد کرد و شامل ۵ وضعیت است:
• وضعیت غیرقابل ارسال (به رنگ قرمز): لیست بیمه دارای خطا است. معمولا کد کارگاه اشتباه وارد شده است. لیست بیمه را حذف کنید و مجددا اقدام نمایید.

 

خطاهای سایت شامل دو مدل خطاست :

1. بازدارنده
2. هشدار

خطاهای بازدارنده اجازه ارسال لیست را نمی‌دهند ولی موارد هشدار صرفاً جهت اطلاع بوده و در صورت ارسال لیست بیمه از طریق اینترنت و اشتباه بودن آن عواقب به عهده شرکت خواهد بود.

• ثبت اولیه (به رنگ آبی): در این حالت، لیست بیمه در سیستم ثبت شده است و شما می‌توانید آن را حذف نمایید و یا به شعبه ارسال گردد.
• ارسال به شعبه: دراین حالت یا وضعیت، لیست بیمه برای پردازش اطلاعات به شعبه ارسال شده است؛ فرایند پردازش حداقل چند دقیقه به طول می‌انجامد. در صورتی که نهایتاً پس از ۲۴ ساعت وضعیت لیست بیمه اینترنتی تغییر نکرد، می‌توانید با شماره تلفن ۰۲۱۱۴۲۰ و یا پست الکترونیکی crm@taminn.org تماس حاصل نمایید. می‌توانید از این طریق پردازش لیست بیمه خود را پیگیری نمایید. پس از مشاهده وضعیت ارسال لیست بیمه کارکنان به شعبه شما می‌توانید از منوی عملیات لیست بیمه، گزینه مشاهده فهرست لیست‎‌ها، ادامه وضعیت لیست ارسال شده خود را پیگیری نمایید و از وضعیت آن آگاه شوید.
• عدم تایید نهایی: در این وضعیت پردازش لیست بیمه در شعبه با خطا یا error مواجه شده است؛ پس از یررسی و حل و فصل خطاها، لیست را مجدداً آپلود یا بارگذاری کنید. همچنین می‌توانید از طریق شماره‌های اعلام شده خطا را پیگیری نمایید.
  1. نام کارگاه اشتباه انتخاب شده است – مربوط به شرکت‌های پیمانکاری.
  2. نام کارگاه اشتباه انتخاب شده است – تغییر مدیر عامل شرکت و اعلام کد ملی مدیر عامل قبلی در شرکتی دیگر به عنوان مدیر عامل (مراجعه به بیمه و پر کردن فرم مربوط به اصلاح اطلاعات مدیر عامل و تحویل آن به شعبه و دریافت شناسه و پسورد جدید برای ورود به سایت).
  3. اشتباه در ثبت نام یکی از پرسنل توسط کاربران بیمه – عدم ثبت نام به علت باطل نکردن دفترچه بیمه قبلی فرد که تحت تکفل یکی از والدین یا همسر خود بوده و به نام خود شماره بیمه ندارد. (مراجعه فرد مربوطه به شعبه بیمه فردی که تحت تکفلش قرار دارد و ابطال دفترچه قبلی و دریافت کد به نام خودش).
  4. عدم مطابقت اطلاعات کلی لیست با ستون‌های لیست ارسالی (در ابتدای متن اشاره شد که ۲ فرم بارگذاری می‌گردد) – می توان از نرم افزار DBF Reeder استفاده و داده‌ها را کنترل کرد.
  5. تغییر و یا اشکال در اطلاعات یکی از پرسنل قدیمی (که با ارسال نامه و مراجعه به شعبه بیمه اصلاح می‌گردد).
• تایید نهایی: در این وضعیت، پردازش لیست بیمه در شعبه مورد نظر با موفقیت انجام شده است و شما می‌توانید برگ پرداخت (فیش حق بیمه) را دریافت کنید.

 

نام نویسنده :مدیر سایت