کنترل های داخلی درآمدها و هزینه ها

مقدمه

فلسفه وجودی هر سازمان بر مبنای کسب سود از طریق تولید یا ارائه خدمات می باشد، با وجود اینکه موضوع مدیریت درآمد و هزینه در خصوص واحدهای تجاری با هدف کسب سود می باشد، حتی سازمانهایی که برای خدمات و سرویس های عام المنفعه تشکیل می شوند دارای درآمد و هزینه هایی می باشند که در صورت عدم کنترل و مدیریت آن نمی توانند خدمات خوبی ارائه نمایند. این موضوع بیانگر اهمیت وجود کنترل و مدیریت درآمد ها و هزینه ها در واحد های تجاری است.

درآمد، حاصل فروش کالا یا خدمات به مشتریان می باشد که افزاینده سرمایه می باشند و در مقابل آن هزینه ها قراردارند که کاهنده‌ی سرمایه و در نتیجه به دلیل تاثیرشان روی سود و زیان شرکت می بایست تحت بررسی و کنترل قرار گیرند.

کنترل های داخلی

ممکن است برداشت افراد از اصطلاح کنترل داخلی متفاوت باشد و موجب سردرگمی بازرگانان، قانون گذاران، تدوین کنندگان مقررات و دیگران را به همراه داشته باشد که این برداشت های ناهمگون، انتظارات متفاوت و مشکلاتی را برای واحدهای تجاری به بار می آورد.

کنترل داخلی فرآیندی است که برای کسب اطمینانی معقول (نسبی) از تحقق اهداف 5 گانه ی گروهی که به شرح زیر دسته بندی شده و توسط هیئت مدیره، مدیریت و سایر کارکنان یک واحد تجاری اجرا و برقرار می شوند:

  - ارزیابی اثربخشی و کارآیی عملیات.

  - افزایش دقت و قابلیت اتکای مدارک حسابداری و گزارش دهی مالی.

  - رعایت قوانین و مقررات مربوط.

  - تشویق کارکنان به رعایت رویه های تجاری و سنجش میزان رعایت رویه ها.

  - حفاظت دارایی ها در برابر ضایع شدن، تقلب و استفاده نادرست و تخلف.

 

مفاهیم کنترل های داخلی

 - کنترل داخلی یک فرآیند است به این معنا که خود هدف و غایت نیست بلکه ابزاری برای دستیابی به اهداف سازمان هاست.

 - کنترل داخلی با مشارکت تمامی کارکنان واحد تجاری و همکاریشان طراحی و اجراء میشود و دستورالعمل های خشک مدیریتی به عنوان کنترل داخلی نمیتواند مورد استفاده قرار گیرد، حال آنکه به صورت فرایند میبایست جامه اجرا به تن کند.

 - کنترل داخلی تنها اطمینانی معقول برای مدیریت و هیئت مدیره واحد اقتصادی فراهم می آورد نه اطمینانی مطلق.

 - هدف کنترل داخلی، دست یافتن به اهداف سازمان در چندین گروه متمایز و در عین حال مشترک الوجه است.

محدودیت های ذاتی کنترل داخلی:

بسیاری از افراد توقعات خارق العاده و غیر واقع بینانه ای نسبت به کنترل داخلی داشته و به دنبال مطلق گرایی در کنترل داخلی هستند در صورتی که کنترل داخلی محدودیت های ذاتی دارد که نمی تواند شواهد قطعی به دنبال داشته باشد و هدف ها را برای مدیریت به طور قطعی آشکار کند که از جمله این محدودیت ها موارد زیر است:

     1- احتمال نارسایی یکی از روش های کنترل داخلی به دلیل تغییرات شرایط و یا کاهش میزان رعایت آن.

     2- احتمال نادیده گرفته شدن کنترل های داخلی از طرف مدیران یا کارکنان.

     3- خطاهای بالقوه انسانی ناشی از بی دقتی، اشتباهات قضاوتی و تفسیر نادرست دستورالعمل ها.

     4- اغلب کنترل های داخلی درباره معاملات و رویدادهای روزمره و متعارف برقرارند.

     5- هزینه های استقرار هر یک از روش های کنترل داخلی نباید بیشتر از منافع مورد انتظار آن روش ها باشد.

     6- اطمینان دادن نسبی و معقول و نه مطلق، در خصوص تحقق اهداف واحدهای اقتصادی.

در هر سازمان برای دستیابی و پیشبرد اهداف شرکت و همچنین مراقبت از تمام بخش ها، نیاز به وجود یک سیستم کنترلی می‌باشد که بتواند عملیات را کنترل نموده و چگونگی کارکرد آنها را ارزیابی نماید. در این خصوص، کنترل های داخلی در سازمان ها و شرکت های مختلف به دو بخش عمده کنترل های داخلی عملیاتی و کنترل های داخلی حسابداری تقسیم می شوند:

1- کنترل های داخلی عملیات اداری:

به کلیه اقدامات و روش هایی می گویند که برای افزایش کارایی عملیات و اطمینان از رعایت برنامه ها و دستور العمل ها در کلیه سطوح موسسه به کار برده می شود در واقع این کنترل ها بر صورتهای مالی تاثیری ندارند یا تاثیر اندکی دارند و به طور مستقیم مورد توجه حسابرسان مستقل قرار نمی گیرند. اهداف این کنترل ها دستیابی به اهدافی مانند کارآیی و سودمندی عملیات و رعایت رویه های مورد نظر مدیریت است که در تمام قسمت ها و دوایر واحد تجاری استقرار می یابند.

2- کنترل های داخلی عملیات مالی:

به تمامی اقدامات و روش هایی که جهت کسب اطمینان از حفاظت دارایی ها و صحت اسناد و مدارک و تهیه صورتهای مالی و بکارگیری گزارش دهی قابل اطمینان استقرار می یابند، می گویند.

کنترل های داخلی حسابداری به 2 دسته زیر تقسیم می شوند:

1) کنترل های پایه (اولیه): کنترل های اولیه، به حداقل کنترل های داخلی لازم جهت کسب اطمینان از ثبت صحیح و کامل فعالیت های واحد تجاری مثل موارد زیر گفته می شود:

     - مشاهده عینی دارایی های ثابت.

     - ارزیابی اجمالی گردش حساب به منظور تعیین اقلام غیر عادی.

     - تهیه و تنظیم صورت مغایرت بانکی یا رفع مغایرات کلی.

     - تهیه و تنظیم تراز آزمایشی.

2) کنترل های انضباطی (ثانویه): به کنترل هایی می گویند که جهت کسب اطمینان از حسن اجرای کنترل های داخلی پایه و حفاظت از اموال و دارایی های واحد تجاری اجرا میگردد که این کنترل ها، در شرکت هایی مستقر اند که حجم فعالیت آنها گسترده باشد و به 3 دسته زیر تقسیم می شوند:

     - کنترل های سرپرستی.

     - کنترل های حفاظتی.

     - کنترل های تفکیک وظایف.

الف) کنترل های سرپرستی: به منظور کسب اطمینان نسبی از حسن اجرای کنترل های پایه صورت میگیرد.

ب) کنترل های حفاظتی: به منظور استفاده صحیح از دارایی ها و حفاظت از آنها به کار گرفته میشود تا از خسارت یا سوء استفاده از آنها جلوگیری شود.

ج) کنترل های تفکیک وظایف: تفکیک وظایف و شرح مسئولیتهای کارکنان به نحوی عمل می کند که هیچ فردی مسئولیت انجام و ثبت یک معامله را از ابتدا تا انتها به عهده نداشته باشد، به این صورت که کنترل و نظارت هر فرد (قسمت) توسط فرد (قسمت) دیگر صورت گیرد.

اهداف کنترل داخلی و چرخه معاملات: هر دو نوع کنترل های عملیاتی و حسابداری، باعث کاهش ریسک سازمان می شوند به دلیل اینکه تجزیه و تحلیل یک سازمان مربوط به مفهوم چرخه معاملات آن است. با اینکه ساز و کار و اهداف سازمان ها همگی شبیه هم نیستند، اما اکثر رویدادهای تجاریشان مشابه است. این رویدادها باعث به وجود آمدن معاملاتی می شوند که بر اساس الگوی چرخه های فعالیت های تجاری صورت می پذیرند که این چرخه های تجاری شامل 4 مورد می شوند:

  1. چرخه درآمد: رویدادهای مربوط به ارائه کالا و خدمات به سایر اشخاص و دریافت مبالغ مربوط به آن.

  2. چرخه مخارج: رویدادهای مربوط به تامین کالا و خدمات از سایر اشخاص و پرداخت تعهد یا مبالغ مربوط به آن.

  3. چرخه تولید: رویدادهای مربوط به تبدیل مواد موجود اولیه به کالا و خدمات.

  4. چرخه مالی:  کلیه رویدادهای مربوط به تبدیل منابع به کالا و خدمات (مصارف).

روش های کاربردی کنترل های داخلی درآمد و هزینه ها
نظام کنترل داخلی بستگی به عوامل مختلف از جمله حجم فعالیت، نوع فعالیت، گستردگی شرکت و... دارد و نمی توان چارچوب کنترل مشخصی که در برگیرنده، تمامی شرکتها باشد بدست آورد برای مثال کنترل داخلی فروش یک کارخانه خودرو سازی با کنترل داخلی فروش یک فروشگاه خرده فروشی تفاوت های بسیاری دارد.

روش های کنترل خریدها و هزینه ها:
1) کلیه وظایف صدور دستور یا اجازه ی خرید، انجام عمل خرید، دریافت کالا، پرداخت وجه مربوطه و بالاخره ثبت معاملات مربوطه باید از یکدیگر تفکیک گردیده و توسط افراد متفاوت و جداگانه و مستقل از یکدیگر انجام شود.

2) عملیات خرید باید توسط کسانی غیر از درخواست کنندگان کالا و متصدیان پرداخت و ثبت اسناد انجام شود و اگر وسعت دستگاه ایجاب کند بخش ویژه ای مأمور این کار شود. ایجاد یک بخش خرید در جمع آوری تخصص ها، تمرکز و کارآمدی بیشتر در امر خرید و تحصیل بهترین شرایط خرید نقش عمده ای دارد که جهت تقویت کنترل های داخلی لازم است.

3) صدور درخواست خرید باید متکی به نیاز سازمان باشد. مواردی ممکن است پیش آید که به علت شرایط مناسب بازار، خرید قابل توجهی بدون در نظر گرفتن احتیاجات سازمان، مناسب به نظر بیاید اما در هر شرایطی از بازار خرید ها باید با توجه به سیاست مالی دستگاه و با اجازه ارکان عالیه و تصمیم گیری صورت پذیرد.

4) درخواست خرید مواد و کالا باید از طریق انبار، به عمل آید و بخش های متفاوت سازمان (درخواست کنندگان کالا) می‌بایست اول درخواست خود را به انبار تسلیم نموده و سپس انبار پس از اطمینان از نبود کالا اقدام به صدور درخواست خرید نماید.

5) هیچ خرید یا دریافت خدمتی بدون مجوزهای خرید یا دریافت خدمات انجام نمی شود.

6) در هنگام تحویل کالا یا خدمات، می بایست مدارک کافی و مناسب برای مستند کردن مشخصات، مقادیر یا کیفیت کالا تهیه شده و بتوان اطمینان حاصل نمود که کلیه مدارک مد نظر قرار خواهد گرفت. 

7) می بایست کنترل های مناسبی وجود داشته باشد تا بتوان اطمینان حاصل نمود که در مقابل کلیه مدارک مربوط به کالا یا ارائه خدمات دریافتی صورتحساب دریافت شده و به واحد مالی تحویل داده شود. 

8) مقادیر، مشخصات و کیفیت کالا/خدمات خریداری شده در هنگام ورود به شرکت می بایست مورد ارزیابی و بازرسی و تطابق با مدارک قرار گیرد. 

9) قبل از پرداخت، می بایست صورت مخارج توسط شخصی مستقل از تهیه کننده از نظر صحت مطالبات و مدارک اسناد ضمیمه  ارزیابی و تصویب شود که برای جلوگیری از استفاده مجدد به نحو مناسبی شناسه گذاری می شود. 

10) پرداخت وجه بابت خرید کالا باید در مقابل دریافت کالا به مقدار و کیفیت سفارش شده انجام گیرد. 

11) برای صدور چک تنها در مقابل برگ های دستور پرداخت دارای شماره چاپی که بر مبنای مدارک و مستندات مربوط به معاملات شرکت صادر گردیده و توسط مقام مسئولی تاییدگردیده تا انجام گیرد. همزمان با صدور چک مستندات و مدارک پیوست جهت جلوگیری از استفاده مجدد به نحو مناسبی شناسه گذاری می شود. 

12) صدور چک و حواله های بانکی می بایست توسط اشخاصی مستقل از صادر کننده مجوز های پرداخت صورت گیرد. 

13) در زمان تحویل چک به ذینفع رسید معتبر دریافت و چکهای تحویل نشده به نحو مناسبی نگهداری می شود.

روش های کنترل فروش و درآمدها:

1. تنها کالاهایی از انبار صادر یا خدماتی انجام می شوند که قبلا مجوز صدور، حواله انبار/ انجام کار برای آن صادر شده باشد که این مدارک اولیه فروش مانند برگه دریافت سفارش، نسخه های بعدی و مکمل فاکتور فروش مانند حواله خروج کالا نیز می بایست دارای شماره سریال چاپی باشند.

2. مدارک مربوط به تحول کالا یا انجام خدمات می بایست به نحو مناسبی از مشتریان اخذ شده و نگهداری شوند.

3. مدارک مربوط به ارسال و یا تحویل کالا عینا جهت ثبت در سوابق انبار مورد استفاده قرار می گیرد.

4. صورت حسابها با شماره ترتیب چاپی و بر اساس مندرجات مدارک مربوط به ارسال کالا یه ارائه خدمات تنظیم می شود.

5. قبل از ارائه صورتحساب ها به مشتری، می بایست کنترل های زیر توسط اشخاص مستقل از تنظیم کنندگان صورتحساب به عمل می آید:

      - کنترل قیمت های مندرج در صورتحساب با قرارداد منعقده و یا لیست قیمت های مصوب.

      - کنترل محاسبات صورتحساب.

      - کنترل سایر شرایط از قبیل تخفیفات و نحوه پرداخت صورتحساب.

6. وجوه نقد، چک ها و اسناد دریافتنی در هنگام دریافت با مدارک مربوطه مطابقت داده شود و رسید مربوط آن که دارای شماره ترتیب چاپی باشد به نحو مناسبی صادر شود ضمنا فروش نسیه صرفا به مشتریانی که اعتبار آنها تایید شده باشد انجام شود و در هر مرحله فروش حد اعتبار مشتریان مورد ارزیابی و بازنگری قرار گیرد.

7. کلیه ی وجوه چکهای دریافتی، حداکثر در ابتدای روز به حساب بانکی شرکت واریز شده و جهت وصول به بانک واگذار و کلیه اسناد مدت دار به مسئول مربوطه تحویل و رسید مربوطه دریافت شود.

8. طی دوره های منظم برای مثال 10 روز یکبار صورت حساب های بانکی مربوطه به کلیه حسابهای بانکی شرکت اخذ و توسط اشخاصی مستقل از مسئولین دریافت و پرداخت و مسئولین ثبت دفتر با اقلام مندرج در دفاتر شرکت مطابقت داده شده تا اقلام مغایرت مشخص شده و نتایج حاصله توسط یکی از مقامات مسئول شرکت مورد بررسی و کشف و در نهایت تایید قرار گیرد.

9. لازم است تمامی فروش ها از طریق صدور فاکتور یا صورتحساب فروش که دارای شماره سریال چاپی بوده و هر فقره فروش (منفردا یا به صورت جمع) به صورت روزانه به امور مالی گزارش شود و سپس از طریق کنترل شماره ردیف ها اطمینان حاصل گردد که تمامی فروش ها در دفاتر انعکاس یافته است.

10. کلیه فروش ها به بهای تمام تصویب شده یا مناسب ترین قیمت انجام شود، برای این منظور می بایست قیمت ها از پیش توسط مقامات مسئول شرکت تعیین و تثبیت شود و لازم است هنگام تصویب و امضاء هر فاکتور یا صورتحساب فروش مقام مسئولی از مناسب بودن قیمت فروش اطمینان حاصل نمایید، که در نرم افزار یکپارچه حسابداری تیپ این امکان فراهم شده بدین صورت که هر فاکتور خرید یا فاکتور فروش بعد از ثبت توسط مسئولی تایید و ثبت نهایی شود که بعد از ثبت نهایی امکان ویرایش فاکتور توسط کاربر وجود نداشته باشد و برای اصلاح فاکتورها نیز میتوان با مراجعه به  قسمت «برگشت ثبت نهایی فاکتورها» فاکتورها را از حالت تایید شده خارج نمود که این امکان از نرم افزار برای افزایش کنترل های داخلی سازمان ها تعبیه شده است.

11. تخفیفات فروش نیز می بایست بر اساس جداول تصویب شده و یا با تایید مقام ارشد مسئولی انجام گیرید.

12. درآمد عملیاتی حاصل از فروش کالا فقط در صورت تحقق شرایط زیر شناسایی شود.

الف : مزایا و مخاطرات مالکیت کالای مورد معامله از فروشنده به خریدار منتقل شده باشد.
ب : فروشنده هیچگونه تصرفی در نگهداری یا شرایط استفاده به اندازه ای که عموما این گونه رفتارها را مالکان نسبت به کالای مورد معامله (مثلا روغن کاری، گردگیری و ...) انجام می دهند را ندارد.
ج : مبلغ درآمد عملیاتی را بتوان به گونه ای اتکا پذیر اندازه گیری نمود.
د : جریان منابع اقتصادی مرتبط با معامله فروش به درون واحد وارد شده باشد.
هـ : هزینه هایی که در ارتباط با کالای فروش رفته واقع شده یا می شود، به گونه ای اتکاپذیر قابل اندازه گیری باشد که یکی دیگر از امکانات منحصر به فرد نرم افزار یکپارچه حسابداری تیپ این است که برای هر فاکتور تنها یکبار می توان به صورت مرتبط هزینه هایی را ثبت نمود که در واقع موجب افزایش کنترل های داخلی شده و امکان ردیابی سریع هزینه های فاکتور را فراهم می کند و از ثبت دو یا چند بار یک هزینه برای یک فاکتور جلوگیری می کند.

13. کلیه نسخ باطل شده فاکتورهای فروش باید در شرکت بایگانی و نگهداری گردد.

14. فاکتورهای فروش می بایست قبل از تطبیق به وسیله شخص یا مسئول مستقلی از لحاظ تطابق مقدار کالا با سفارش فروش و حواله انبار و تطبیق قیمت های بکار رفته با لیست مصوب قیمت ها و همچنین از لحاظ شرایط پرداخت و صحت محاسبات مورد بررسی و ارزیابی قرار گیرد.

15. هرگونه برگشت از فروش باید بوسیله صدور برگه بستانکاری (اعلامیه بستانکار) تحت کنترل امور مالی انجام شود، برگه های بستانکاری باید دارای شماره سریال چاپی بوده و برای صدور آنها کلیه کنترل های مربوط به صدور فاکتور فروش مجدد در نظر گرفته شود.

درآمدهای متفرقه:

به درآمدهایی گفته می شود که اقلام آن به صورت ناچیز بوده و به صورت مکرر حاصل نمی شود. این درآمدها یا یک بار حاصل شده و یا در فواصل غیرمتناوب به وجود می آیند که بیشتر شرکت ها آن را ثبت نمی کنند و پس از وصول وجه نقد را بدهکار و درآمد متفرقه را بستانکار می نمایند. در صورتی ثبت اقلام متفرقه با اهمیت نیست، که مبلغ آن ناچیز باشد، به همین خاطر حسابرسان باید صورت تجزیه و تحلیل حساب درآمدهای متفرقه را از مدیریت دریافت یا خودشان تهیه کنند.

اقلامی که ممکن است به اشتباه، درآمدهای متفرقه تلقی شوند عبارت است از:

1- وصول حساب ها و اسناد دریافتنی سوخت شده که قبلاً از دفاتر حذف شده است: این گونه وصولی ها باید به بستانکار حساب ذخیره مطالبات مشکوک الوصول منظور شوند.

2- حذف چک های ارائه نشده به بانک یا حقوق و دستمزد مطالبه نشده از دفاتر که این اقلام می بایست به حساب بستانکاران منظور شود نه به حساب درآمدهای متفرقه.

3- عواید به دست آمده از فروش ضایعات: که مبالغ تحصیل شده آن از بهای تمام شده کالای فروش رفته کسر می شود.

4- تخفیفات یا برگشت حق بیمه های پرداختی: این اقلام باید با هزینه یا حق بیمه های منقضی نشده تهاتر شود.

5- حاصل فروش دارایی های ثابت: از این وجوه باید برای تعیین سود یا زیان حاصل از فروش دارایی ها استفاده می شود.

 

نکته: چنانچه حسابرسان هنگام رسیدگی به عملیات مالی شرکت به اقلام با اهمیتی از موارد ذکر شده فوق مواجه شدند با توجه به اصل اهمیت میبایست ثبت اصلاحی خود را به شرکت پیشنهاد کرده و نیز روش های تحلیلی را به کارگیرند و همچنین تاثیرات آن ثبتها و نوسانات غیر عادی را پیگیری و گزارش نمایند.

 

نتیجه گیری

با توجه به ثبت، نگهداری و طبقه بندی اطلاعات در نرم افزار یکپارچه حسابداری مدیریت تیپ و استخراج گزارشات صحیح و دقیق و به موقع از اطلاعات خام داده شده می توان به لازمه سوم کنترل و مدیریت درآمدها و هزینه ها که تحلیل اطلاعات می باشد دسترسی پیدا کرد.

مهمترین اصل ارتباط مدیریت درآمدها و هزینه ها با نرم افزار حسابداری طبقه بندی اطلاعات خام داده شده می باشد که در نرم‌افزارهای مختلف متفاوت است. در نرم افزار حسابداری تیپ تمام بخش های یک سازمان مانند انبار، خزانه، مدیریت و.... به صورت یکپارچه در اختیار استفاده کنندگان قرار می گیرد باید بدانیم که تمامی این بخشها به صورت هوشمند و البته با مدیریت کاربران راهبر (ادمین یا مدیر مالی) با یکدیگر هماهنگ و مرتبط سیستم کنترل داخلی حسابداری را اجرا می نمایند. طبقه بندی این اطلاعات خام به صورت دستی و پیش فرض استانداردهای حسابداری توسط استفاده کنندگان قابل تعریف هستند.
در نتیجه کارکرد این سیستم گزارشاتی دقیق و قابل اطمینان حاصل می‌شود که کمترین وابستگی به تجربه کارکنان حسابداری و ثبت های حسابداری سلیقه ای توسط آنان را دارد.

این امکان به مدیران امکان بودجه بندی تولیدات خود و برنامه ریزی صحیح عوامل موثر در بهای تمام شده را برای نیل و رسیدن به درآمد مورد نظر و پیش بینی شده و نیز ایجاد توازن بین درآمد و بهای تمام شده را در کسری از ثانیه می دهد.

 

نام نویسنده :جاسم پسندیده