حساب های انتظامی چیست؟

مقدمه

صاحبان کسب و کار و مدیران واحد های  تجاری معمولا با مسائل مالی زیادی برخورد دارند و باید امور مالی خود را رسیدگی کنند تا بتوانند بهترین تصمیمات را بگیرند. به همین دلیل می بایست اشخاصی را استخدام کنند تا به این امور مالی رسیدگی کنند. در واقع حسابداران با قوانین و روش ‌های حسابداری به خوبی مسلط اند و می‌توانند مسائل مربوط به امور مالی را بررسی کنند.

تصور عموم بر این است که شغل حسابداری کاری راحت است و هر فردی از پس آن برمی‌آید. اما در واقع مخصوصا در شرکت‌های بزرگ مسائل و حساب ‌هایی وجود دارند که معمولا باید فردی متخصص و با تجربه به آن‌ها رسیدگی کند، یکی از این حساب هایی که معمولا حسابداران و شرکت‌ ها با آن ها سر و کار دارند، حساب ‏های انتظامی هستند.

حساب های انتظامی برای ارائه، دریافت، نگهداری و ثبت اسناد ضمانتی و یا کنترل های دیگر مورد استفاده قرار می گیرند. در ادامه این مطلب با مفهوم حساب های انتظامی، انواع و ویژگی های کاربردی و نحوه ثبت عملیات این حساب ها در نرم افزار حسابداری آشنا می شوید.

 

تعریف و مفهوم حساب های انتظامی در حسابداری

برای درک مفهوم حساب های انتظامی می بایست در ابتدا با ماهیت حساب ها و انواع آن آشنا شویم. در حسابداری برای تشخیص جایگاه یک حساب از ترازنامه‌ استفاده می‌شود به این صورت که در سمت چپ حساب های بدهی و در سمت راست دارایی ‌ها نوشته می‌شود. حساب ها از لحاظ ماهیت به سه دسته‌: بدهکار، بستانکار و بدون ماهیت تقسیم می‌شوند. مثلاً هزینه ‌ها، بهای‌ های تمام شده و… حساب هایی هستند که می‌توانند ماهیت بدهکاری یا بستانکاری با توجه‌ به نوع خود در ترازنامه داشته باشند و ثبت شوند. اگر حساب های دارایی جاری، هزینه‌ها، دارایی غیرجاری و بهای تمام شده در سمت راست ترازنامه نوشته شوند ماهیت بدهکار دارند. در صورتی که حساب هایی مانند بدهی جاری، بدهی غیرجاری، درآمد و حقوق صاحبان سهام در سمت چپ و جزو زیر مجموعه‌ های بدهی یا سرمایه نوشته شوند، دارای ماهیت بستانکار هستند. اما نوع دیگری از حساب ها هم وجود دارد که در دسته بدهکار و بستانکار جای نگرفته و بدون ماهیت است.

نام دیگر حساب های انتظامی حساب های بدون ماهیت یا خنثی می باشد که این نوع حساب ها در هیچ یک از جایگاه‌ های ترازنامه قرار نگرفته و در جایی از صورت های مالی ثبت نمی ‌شوند و فقط به‌ عنوان یادداشت به بقیه صورت ‌های مالی پیوست می ‌شوند بدین معنا که این حساب ها به دلیل نداشتن ماهیت نقد شوندگی بار مالی و قابلیت وصول (مگر در شرایطی خاص و پیش بینی شده) ندارند و تنها برای نگهداری، کنترل و رسیدگی ثبت می شوند. برای مثال زمانی که شرکتی برای ضمانت چک یا سفته دریافت یا پرداخت می نماید، شرکت از این سند ها جهت نگهداری اطلاعات و ارقام مربوط به برخی اطلاعات غیر مالی به ‌عنوان وثیقه و ضمانت استفاده می‌کند و به عبارتی دیگر این حساب ها به منظور ایجاد شفافیت هر چه بیشتر برای برخی از رویدادهای مالی در گذشته، حال یا آینده استفاده می شوند همچنین می تواند میزان برخی تعهدات ممکن درآینده را شفاف تر سازد. لازم است این نکته بیان شود که اسناد ضمانتی هنگامی که به تعهدات قابل پرداخت یا مطالبات تبدیل می شوند از سرفصل انتظامی خارج و در صورت های مالی (در ترازنامه) منعکس و افشاء خواهند شد. در واقع حساب های انتظامی بیانگر تعهدات و یا مطالبات احتمالی یک شرکت می باشند.

ویژگی های حساب های انتظامی

با توجه به مفهوم حساب های انتظامی ویژگی هایی که باعث تمایز این حساب ها از حساب های دیگر می شود شامل موارد زیر است:

بدون ماهیت یا دارای ماهیت خنثی هستند.

نقش وثیقه و تضمین را دارند.

قابلیت نقدشوندگی مطابق با برنامه های شرکت را ندارند و به استثناء شرایط خاص غیر قابل وصول هستند.

فاقد بار مالی هستند (همانطور که گفته شد در شرایطی خاص مانند حکم دادگاه میتوانند بار مالی ایجاد کنند).

در صورت های مالی جایگاهی ندارند.

صرفا ذیل ترازنامه و یا در یادداشت های توضیحی همراه صورت های مالی افشاء می شوند.

 

کاربرد و دلایل استفاده از حساب های انتظامی

حساب های انتظامی بیشتر در شرکت های دولتی و شرکت هایی که قراردادهای وعده دار منعقد می کنند کاربرد دارند. به عنوان مثال شرکت ”الف” با شرکت ”ب” برای تامین قطعات شرکت ”ب” قراردادی منعقد می کند با این شرایط که شرکت ”الف” قطعات خود را در آینده دور یا نزدیک به شرکت ”ب" تحویل دهد.

هنگامی که دو طرف معامله ‌ای به منظور اثبات حسن ‌نیت خود اسناد ضمانتی فی مابین یکدیگر رد و بدل میکنند، برای ردیابی این ضمانت ها و حسن نیت طرفین معامله، حساب های انتظامی استفاده می شوند.

 

انواع تضامین در حساب های انتظامی 

با توجه به توضیحات بیان شده یکی از کاربردهای حساب های انتظامی نگه داشتن اسناد تضمینی یک شرکت می باشد که اکثر این شرکت ها بیشتر از هر چیزی برای ضمانت از چک استفاده می‌ کنند اما مثلا در معاملات دولتی، اغلب ضمانت نامه بانکی مورد استفاده قرار می ‌گیرد.

در زیر به برخی از اسناد تضمینی مهم که در حساب های انتظامی به کار می‌ روند اشاره می ‌کنیم:

چک: همان‌طور که گفتیم کاربردی ترین ضمانت ‌ها چک است. چک ها توسط اشخاص حقوقی/حقیقی ارائه می ‌شود و یا بانک این کار را انجام می ‌دهد که برای هرکدام قوانین خاصی وجود دارد.

سفته: با وجود تفاوت های فراوان بین چک و سفته برای ضمانت، سفته هم مانند چک کاربرد بسیاری دارد. یکی از این تفاوت ها این است که سفته تا یک سقف مشخصی اعتبار دارد و تا مبلغی مشخص شده می ‌تواند ضمانت کند اما چک این‌ گونه نیست.

ضمانت‌ نامه‌های بانکی: در معاملات بزرگ مثل معاملات دولتی چک یا سفته برای ضمانت کافی نیست و ضمانت‌ نامه‌ های بانکی به دلیل قابل وصول بودن بدون طی کردن مراحل اداری و قضایی مورد استفاده قرار می گیرد.

سندهای ملکی: این سندها معمولاً در آزاد کردن زندانی ‌ها، گرفتن وام ‌های کلان و بزرگ کاربرد دارند.

 

نحوه ثبت و انواع ثبت حساب های انتظامی

نرم ‌افزارهای دارای چک و بانک که در حسابداری‌ های شرکت ‌ها و سازمان ‌ها نقش بسیار پر رنگی دارند یکی از زیرسیستم‌ های نرم‌ افزارحسابداری به ‌حساب می‌آید. در نرم ‌افزار حسابداری تیپ تمام چک ‌هایی که صادر می ‌شوند و چک ‌هایی که از مشتریان دریافت می‌شود در وضعیت های گوناگونی مانند: پاس شده، پاس نشده، تضمینی، برگشتی و باطل شده و.... قابل ثبت می باشد.

در یک طبقه ‌بندی کلی حساب‌ های انتظامی دو نوع هستند.

حال اگر شرکتی اقدام به دریافت ضمانت نماید ثبت آن به صورت:

 

حساب های انتظامی  ××

                          طرف حساب های انتظامی ××

 

 

و چنانچه شرکتی اسنادی را بابت ضمانت بدهد ثبت آن به صورت:

 

طرف حساب های انتظامی  ××

                      حساب های انتظامی ××

 

نکته: حساب معین حساب های انتظامی و طرف حساب های انتظامی یکسان است و به عنوان سند ضمانت و گیرنده در معین ثبت می‌شود.

 

 

بستن حساب‌ های انتظامی

بر اساس استاندارد حساب های انتظامی در ابتدا باید گفت که منظور از بستن حساب ها صفر کردن مانده حساب هاست. بستن حساب های انتظامی هنگام به پایان رسیدن موضوع ضمانتنامه انجام می گیرد. چنانچه موضوع ضمانتنامه های رد و بدل شده در پایان سال مالی به اتمام نرسیده باشد حساب های انتظامی مانند حساب های ترازنامه ای (دارایی، بدهی، سرمایه) با حساب تراز اختتامی بسته شده و به سال بعد منتقل خواهد شد.

 

 

کدینگ حساب های انتظامی

با توجه به پیشرفت امروزه علم حسابداری بیش از هر زمان دیگری در تاریخ پیچیده شده است و شامل گروه حساب های بسیاری می‌شود، در نرم افزارهای حسابداری علاوه بر اینکه اسم حساب ها مشخص میشود نیز به دلیل آسان تر شدن عملیات حسابداری به هر حساب یک کد تعلق می گیرد.

در سیستم های حسابداری اغلب گروه بندی حساب ها به 9 دسته تقسیم می شوند که معمولا گروه نهم برای حساب های انتظامی و… استفاده می شود.

گروه یک: دارایی جاری

گروه دو: دارایی غیرجاری

گروه سه: بدهی جاری

گروه چهار: بدهی غیرجاری

گروه پنج: حقوق صاحبان سرمایه

گروه شش: درآمدها

گروه هفت: قیمت ‌های تمام شده کالاهای فروخته شده

گروه هشت: هزینه‌ ها

و گروه نه: سایر حساب ها …

بنابراین برای کدینگ حساب های انتظامی با شماره 9 شروع می شود و سپس بر اساس اینکه سرفصل سایر حساب ها شامل چه مواردی و با چه طول کدی میباشد تعداد ارقام سرفصل آن را مشخص میکنیم. برای ثبت زیرمجموعه کل و معین و تفصیلی نیز باید با نحوه کدینگ و ساختار حساب ها در یک شرکت آشنا بود.

نکته: این موضوع را در نظر داشته باشید که با توجه به فعالیت یک شرکت و اینکه در کدام گروه حساب ها فعال تر است، کدینگ شرکت ها و نرم افزارهای مورد استفاده افراد با یکدیگر متفاوت است.

یک مثال در خصوص ثبت و کدینگ حساب های انتظامی را بررسی کنیم:

الف) شرکت نیما بابت دریافت وام از بانک ملت یک فقره چک به ارزش ۱۰۰٫۰۰۰٫۰۰۰ ریال به عنوان ضمانت ارائه نمود مطلوبست ثبت حسابداری آن:

بستانکار	بدهکار	شرح	معین	کل	سرفصل	ردیف
	100،000،000	چک شماره 656 نزد بانک ملت	بانک ملت	اسناد ضمانتی شرکت نزد دیگران	حساب های انتظامی	1
100،000،000		چک شماره 656 نزد بانک ملت	چک های تضمینی	طرف حساب های اسناد ضمانتی نزد دیگران	طرف حساب های انتظامی	2

 

 ثبت عودت چک تضمین شرکت:

بستانکار	بدهکار	شرح	معین	کل	سرفصل	ردیف
	100،000،000	عودت چک شماره 656 نزد بانک ملت	چک های تضمینی	طرف حساب های اسناد ضمانتی نزد دیگران	طرف حساب های انتظامی	1
100،000،000		عودت چک شماره 656 نزد بانک ملت	بانک ملت	اسناد ضمانتی شرکت نزد دیگران	حساب های انتظامی	2

ب) شرکت نیما سفته ای معادل 50،000،000  ریال از خانم ثنایی بابت ضمانت و استخدام ایشان دریافت کرده است. مطلوب است ثبت حسابداری آن:

بستانکار	بدهکار	شرح	معین	کل	سرفصل	ردیف
	50،000،000	سفته شماره 289 خانم ثنایی	صندوق ضمانات	اسناد ضمانتی دیگران نزد شرکت	حساب های انتظامی	1
50،000،000		سفته شماره 289 خانم ثنایی	خانم ثنایی	طرف حساب های اسناد ضمانتی دیگران نزد شرکت	طرف حساب های انتظامی	2

 

خلاصه مقاله و نتیجه گیری

 امروزه نرم‌ افزارهای حسابداری بهترین راه برای ثبت تمامی حساب های انتظامی کلیه واحد های تجاری هستند و هر کسب و کاری برای بقا و رشد نیازمند مدیریت و حسابداری است. برای مدیریت موثر هر مجموعه ای یکی از قدرتمندترین ابزارهای مدیران گزارشات دقیق و طبقه بندی های درست بخش های گوناگون است که این امکانات در نرم افزار حسابداری مدیریت تیپ به صورت یکپارچه فراهم شده و با استفاده از این نرم‌ افزار دیگر نباید نگران مفقود شدن یا فراموشی انواع چک ‌ها، سفته، وثایق ملکی و سایر اسناد تضمینی خود باشید.

نرم افزار حسابداری تیپ یک نرم افزار یکپارچه مالی با کاربری ساده است. در این نرم افزار شما برای مدیریت چک های دریافتی و پرداختی می توانید به منوی عملیات روزانه، دریافت و پرداخت بخش عملیات دفتر چک مراجعه کرده و چک های مورد نیاز خود را جستجو و مدیریت نمایید و با فشردن دکمه ی دریافت/پرداخت چک، چه به صورت تکی و چه گروهی اقدام کنید. همچنین با کلیک روی چک مورد نظر در دفتر چک پرداختی/دریافتی میتوانید مشخصات چک را مشاهده نمایید. در ضمن استفاده کنندگان میتوانند اسناد خزانه خود مانند چک های دریافتی و پرداختی وجوه نقد دریافتی و پرداختی و یا اسناد تضمینی خود را به فاکتورهای خرید یا فروش یا خدمات مربوطه الصاق و الحاق و ردیابی نمایند.

همچنین برای سهولت کار شما عزیزان گزینه هایی برای فیلتر کردن چک های دفتر چک تعبیه شده است که این امکان را به شما می دهد که از طریق های نام طرف حساب و تاریخ و مبلغ و وضعیت و شماره چک و ... چک مورد نظر خود را بیابید. تمامی وضعیت هایی که یک چک در شرکتی می تواند داشته باشد در این نرم افزار مورد استفاده قرار گرفته و اسناد حسابداری آن به صورت هوشمند صادر می شوند مانند: پاس شده، پاس نشده، برگشتی، و باطل شده، تضمینی و.... .

 

 

 

نام نویسنده :جاسم پسندیده